我们都知道在纸上写信息是不安全的。访客管理系统，访客软件功能强大。系统除了可以采集到人员出入的身份证件的传统信息外，还可以采集到人员出入的图像信息的全方位信息；加强了出入登记凭证的收发管理、存档、分析等功能。访客机又称“访客自动登记安全管理系统”。它取代手写来访登记，利用现代化信息技术，真正做到人员、证件、照片三者统。纸质材料在长期贮存后将变成黄色，纸质材料易受到腐蚀，如油墨、酸液等。即使您将其妥善保存，您需要在将来使用它，您不仅需要手动读取它，而且纸张上的字体将变得非常模糊。客座访客机很容易解决了这些问题。

因为它是利用现代数据保留模式访客管理系统，不再是种方法来保存文件。和大量注册数据可以存储在本地或网络服务器上，数据可以在任何时候进行备份，以确保数据不会丢失，可追溯性强。此外，这将节省的地方个明确的时间标记，因此，即使有很多不同类别的段时间后，也很容易找到，从而避免了繁琐的过程看，我们以后需要简化使用这些数据的工作。此功能客机，收到了大量用户的欢迎，因为所需要的信息可以获取，但他们只需要读取系统看就行了游客，很容易以节省时间。

访客系统大大延长了访客信息的保存期。